诉讼档案是人民法院审理和执行各类案件的重要载体，是记载人民法院、当事人、诉讼代理人三方诉讼活动的唯一依据，是国家机密档案中的重要组成部分，如何建立、管理、使用好诉讼档案是人民法院的一项重要工作。但从当前的诉讼档案管理看，仍存在很多不容忽视的问题，有的问题已经影响了人民法院的正常审判和执行工作，应引起各级法院领导、法官和档案管理人员的重视，并在工作中采取针对性措施加以改进。

一、存在的主要问题

（一）未归档案方面

    一是建档不规范。指诉讼卷宗装订不规范，没有按照最高法院规定诉讼档案装订顺序进行装订，或纸张大小不一，或材料有红笔、圆珠笔、铅笔书写；有的笔录书写潦草，如同天书使人看不懂，影响阅读效果和办案质量。二是保管不善。部分办案人员平时不注意诉讼卷宗的保管，在无人在场、大门或窗户敞开的情况下，将卷宗随意放置在办公桌上或未上锁的柜子里；有的将卷宗交付代理人“阅卷”时未在场监督。三是查阅不合规定。部分法官未按要求，在没有代理资格或代理手续的情况下，将卷宗随意交付所谓的“代理人”查阅、复印，导致个别当事人持“第一手”材料缠访缠诉，审判、执行工作陷入被动。四是未结归档。少数办案人员受经济利益和政治荣誉的驱动，为了充抵自己的办案数量，将未办结的案件以中止的形式报结，然后再借出办理。这种做法不但降低了审判效率，而且也影响了司法统计数据的准确性。

（二）已归档案方面

    一是归档超期。实际工作中有相当一部分案件结案后没有按照最高法院规定的三个月内报结归档，有的案件在结案后拖延至六个月、一年以上报结归档，甚至更长时间。逾期归档，不但严重地影响了司法统计的准确性，而且不能准确地反映一个法院、一个法庭、一个办案人员某一个时期的业务工作量，也使诉讼档案长期处于不安全状态，应当予以禁止。二是随意借阅。指工作中并不需要借走卷宗的，却将其借走，如需要利用其中部分材料，完全可以将其复印后不借卷，这种情况表现在某些执行人员身上较为突出；有的虽属于必须借阅的，但没有按照规定办理审批手续；有的受人之托，明明知道与自己工作无关，仍随意到档案室借阅诉讼档案，致使部分保密材料流落到当事人或其他人手里。三是审批不规范。按照最高法院关于档案管理的规定，外部人员借阅诉讼档案应当按照使用人申请、原承办人员签署意见、办公室主任审核、主管档案院长审批的程序进行，重要的应经院长审批；内部人员应当按照使用人申请、部门负责人签署意见、办公室主任审核、主管档案院长审批的程序进行。但在实际工作中，部分人员没有按此进行。四是保管不善。部分法官从档案室借出卷宗后没有妥善保管，随意转借他人阅看和复印；有的涂改、毁损卷中材料，凡此种种。五是归还不及时。个别人员将借出的卷宗长期滞留自己手中或转借他人，导致使用卷宗时不能及时找到，影响正常工作。

    （三）档案移送方面

    一是移送不规范。主要指没有按照规定及时上呈或退回卷宗；现在往上级法院上呈的卷宗虽然是通过立案庭转送的，但退回时却是各口退各口的，导致二审退回的案件无法准确统计；有的退回的卷宗不及时归档，导致别人无法使用；发还案件需要重审，但由于原承办人以需要回避为由不接受卷宗，负责卷宗移送的人员无奈就将卷宗直接归档，导致案件无法正常重审。二是内部移交手续不完善。有时内部移交没有书面手续，导致查找卷宗时互相推诿，影响工作效率。

    （四）档案清缴方面

     主要是指长期没有清缴。按照有关规定，诉讼档案借出后要及时追缴，但长期没有清缴，导致借出的卷宗数量增大，长期滞留某些人手中，影响了案件的使用和安全。    

     二、形成原因

    （一）思想不重视。诉讼档案和枪支、人犯历来被并称为影响法院工作人员“饭碗”的三大问题，这三项中有一项丢失或脱逃，都极大可能地影响该工作人员还能否继续工作，甚至是否身陷囹圄。但确有部分工作人员对此极为不重视，随意借阅、转借、损毁诉讼卷宗，甚至将档案丢失。这与我们平时的思想教育不够、检查不细有很大关系。

    （二）责任心不强。国家档案局、国家保密局、最高法院、省高级法院对档案、诉讼档案的保管和借阅分别有相关的规定，有的法院根据自己的实际也制定了工作细则，但个别档案管理人员责任意识不强，违反规定擅自出借诉讼档案，或者出借、归还手续不规范，导致个别卷宗不能及时查到。

    （三）激励机制不科学。某些法院为了解决经费困难，出台规定重奖办案数量多或诉讼费收入高的同志，导致部分办案人员弄虚作假，复制卷宗，重复报结，有的办案人员一个月就能结案30余件，致使其他人员纷纷效仿。激励机制的不科学导致结案数字掺有较大“水分”。

    （四）追责力度不大。对卷宗借出后长期滞留不还，随意转借、毁损卷宗，弄虚作假复制卷宗、重复报结，卷宗丢失，擅自出借卷宗等违反规定行为，都没有追究相应责任或追究不到位，导致这些问题层出不穷，屡禁不止。

    三、解决对策

    （一）加强思想教育，提高责任意识。要加强思想政治教育，教育干警要充分认识到诉讼档案是当事人进行诉讼活动的真实反映，是查询诉讼情况的第一手材料，是国家机密材料，必须严格保密、安全保管，未经批准不准私自借阅和毁损。要严格按照最高人民法院于2009年1月关于贵州省黔南州检察院丢失中级法院卷宗通报的要求，开展诉讼档案教育和思想教育活动，除上级法院外，禁止其他任何单位和个人将原始档案借出，规范诉讼档案管理工作，确保不出现任何违法、违规案事件。

    （二）根据工作实际，健全管理机制。要针对自己工作实际，完善档案管理工作机制，修订相关工作规范，及时进行档案认证工作，对工作中经常出现的疏漏或可能出现的问题，要制定出切实可行的针对性措施加以完善，确保档案管理机制要有长效性、可行性、针对性和实效性。

    （三）严肃工作纪律，加大追责力度。要严肃工作纪律，对工作中发现的问题要及时查处、及时追究。严肃处理也是对内部人员的保护，严管才是厚爱，才能保证我们工作的公开、公平和公正，才能使我们的档案管理工作走上规范化的轨道。